Si buscás tener más claridad mental, menos ansiedad, o simplemente no olvidarte de nada importante, este post te puede servir. Hace unos cinco años leí Organízate con eficacia (Getting Things Done) de David Allen, un libro muy conocido en el mundo de la productividad. No lo leí para seguirlo al pie de la letra, sino para entender sus principios y adaptar lo que me sirviera. Y eso fue exactamente lo que hice.
No soy un fanático de los métodos ni creo en seguir fórmulas al pie de la letra. Pero sí creo que ciertas ideas, si las llevás a la práctica con sentido común, pueden cambiarte el día a día.
En esta publicación quiero explicar qué partes cambiaron mi forma de trabajar (y cuáles no apliqué).
¿Qué es GTD?
GTD es un sistema de organización que tiene como objetivo liberar tu mente de tareas y pendientes, para que puedas enfocarte en lo que importa con más claridad.
El autor sostiene que la capacidad personal de generar energía es directamente proporcional a la capacidad de relajarse. Por lo que si tenés la mente vacía, siempre estará preparada para cualquier cosa.
Este método no está pensado para hacer más cosas, sino para hacerlo con menos estrés, de forma ordenada y centrándonos en lo importante. Relacionándolo con Producto, se trata de hacer lo correcto y no de hacer por hacer.
El método se basa en 5 pasos:
- Capturar todo lo que te ronda por la cabeza.
- Aclarar qué significa cada cosa (¿requiere acción? ¿cuál?).
- Organizar en listas, calendarios o categorías.
- Revisar y reflexionar con regularidad.
- Hacer, eligiendo la siguiente acción adecuada.
Suena simple, pero como todo, la magia está en aplicarlo bien.
Lo que más me sirvió (y cómo lo aplico)
1. Vaciar la mente: anotar todo
Esto fue lo más poderoso para mí. Muchas veces antes de acostarme pensaba en todo lo que tenía que hacer al día siguiente. A veces eso me generaba ansiedad o me dificultaba dormir. Hoy, en cambio, apenas me acuerdo de algo, lo anoto. Puede ser en el celu o en la compu (en mi caso no uso mucho papel). Eso me da una tranquilidad enorme, me libera mentalmente.
2. Usar una bandeja de entrada (y luego procesarla)
Uso Todoist tanto para lo personal como para lo laboral, con cuentas separadas. Todo va primero a la bandeja de entrada. Después, cuando tengo un rato, clasifico cada cosa según el proyecto, la prioridad o la fecha. A veces directamente pongo la tarea en el proyecto correspondiente, pero esto depende del tiempo que tengas cuando la anotes.
Es un hábito que me evita olvidos y me permite capturar todo sin fricción.
3. Aplicar la regla de los dos minutos (a veces)
La idea es: si algo te lleva menos de dos minutos lo hagas en el momento. Es útil, pero si te la pasás resolviendo cosas de dos minutos, nunca hacés lo importante. Así que la uso con criterio.
4. Categoría “A la espera”
Esto lo empecé a usar mucho más en mi trabajo actual. Si no puedo avanzar porque dependo de alguien o algo, lo marco como “A la espera”. Parece una boludez, pero te evita olvidarte de hacer seguimiento después.
5. Proyectos, secciones y tareas recurrentes
En Todoist organizo por proyectos, dentro de ellos creo secciones, y ahí van las tareas. También uso tareas que se repiten con una frecuencia determinada (puede ser todos los días, una vez por semana, cada seis meses, etcétera). Esto automatiza pequeños recordatorios que, sumados, liberan carga mental.
Además, Todoist tiene funciones que me resultan muy prácticas: atajos como escribir “mañ” y que ya te agende la tarea para mañana o “jue” y que la agende para el próximo jueves; atajos rápidos para asignar prioridades o mover tareas entre proyectos; un Widget para la aplicación móvil; y un mini atajo de teclado que abre una ventana flotante para capturar tareas sin interrumpir lo que estoy haciendo (por ejemplo, es muy práctico si estás en una reunión o haciendo algo y necesitás anotar algo que te acordaste).
Siempre acordate que cuanto más automático sea el sistema, más espacio mental te queda para pensar en lo que realmente importa. Mi objetivo no es tener un sistema perfecto, sino uno que me permita pensar con claridad y avanzar con menos estrés. Automatizar y organizar me da justamente eso.
Lo que no apliqué (o estoy aplicando de a poco)
Revisión semanal
Es una parte central del método GTD, pero no la tengo incorporada como hábito. Lo que hago es revisar mis listas o proyectos cuando noto que algo está desactualizado o cuando necesito reconectar con mis prioridades. Podría mejorarlo.
Lista “Algún día/Tal vez”
No la usé mucho al principio porque necesitaba foco en lo inmediato. Ahora la empiezo a usar más, por ejemplo para ideas de viajes, proyectos a futuro o cosas que me gustaría aprender. Sirve para vaciar la mente sin comprometerse. Aunque si lo que querés es tener la mente vacía, lo ideal sería vaciarla completamente, no solo lo del trabajo.
Reflexión final
No hace falta aplicar GTD al pie de la letra para que te cambie la forma de organizarte. Lo importante es entender el sentido de cada parte y adaptarlo a tu vida real, sin obsesionarte con seguir una fórmula.
En mi caso, lo que más me ayudó fue:
- Anotar todo apenas aparece, sin filtro.
- Separar lo personal y lo laboral (incluso con cuentas distintas).
- Revisar mis pendientes con regularidad, aunque no tenga una rutina fija.
- Usar herramientas simples que me permitan capturar y organizar sin fricción.
Al final, lo que busco no es tener un sistema perfecto, sino una mente más despejada y menos estrés por todo lo que tengo que hacer. Y en ese camino, GTD me dio principios muy valiosos.
Si estás buscando más claridad mental, menos carga mental y una forma de ordenar tu día a día, este método puede darte un buen punto de partida. Te recomiendo probar, ajustar, y quedarte con lo que realmente te funcione.